Kā izveidot līgumu tiešsaistē - soli pa solim

Līguma sagatavošana nereti šķiet sarežģīts un laikietilpīgs process, īpaši tad, ja nav iepriekšējas pieredzes dokumentu noformēšanā. Tāpēc daudzi kā pirmo soli mēdz meklēt līguma paraugu, lai ātrāk tiktu pie “gatava dokumenta”. Taču praksē šī pieeja bieži rada papildu jautājumus, par ko atbild katra puse, kā pareizi noformēt termiņus, norēķinus un izmaiņas, un ko darīt, ja vienošanās gaitā rodas domstarpības. Tieši tāpēc arvien vairāk cilvēku izvēlas līguma izveidi tiešsaistē, jo tā ļauj strukturēti, saprotami un bez liekas neskaidrības sagatavot dokumentu standarta situācijām, balstoties uz iepriekš sagatavotu struktūru, nevis vispārīgu piemēru.

Šajā rakstā soli pa solim parādīsim, kā izveidot līgumu tiešsaistē, sākot no situācijas definēšanas un piemērotā līguma veida izvēles, līdz datu ievadei, dokumenta pārskatīšanai un sagatavošanai parakstīšanai. Papildus apskatīsim arī biežākās kļūdas, ko cilvēki pieļauj līguma sagatavošanas procesā, un izskaidrosim, kad līguma paraugs var palīdzēt, bet kad tas praksē var kļūt par risku.

Kā praktiski notiek līguma izveide tiešsaistē

Lai gan līguma izveide tiešsaistē no malas var šķist vienkārša, praksē tā balstās uz loģisku un secīgu procesu. Tā vietā, lai uzreiz sāktu ar dokumenta aizpildīšanu, ir svarīgi soli pa solim saprast savu situāciju, izvēlēties atbilstošu līguma veidu un tikai pēc tam ķerties pie konkrētu datu ievades. Šāda pieeja palīdz izvairīties no biežākajām kļūdām, kas rodas, mēģinot pielāgot vispārīgu līguma paraugu savai situācijai. Zemāk aplūkosim galvenos soļus, kas ļauj sagatavot līgumu tiešsaistē strukturēti, pārskatāmi un atbilstoši konkrētajām vajadzībām.

1. solis - saprast, kāds līgums ir nepieciešams

Pirms uzsākt līguma sagatavošanu, ir svarīgi skaidri saprast, kādai konkrētai situācijai līgums būs paredzēts. Šis solis bieži nosaka, cik veiksmīgs un saprotams būs viss turpmākais process. Nereti cilvēki sāk ar dažādu dokumentu piemēru apskati, lai iegūtu priekšstatu par līguma uzbūvi un tipiskajām sadaļām, taču ar to vien nepietiek.

Būtiskākais ir skaidri definēt pašu situāciju - vai tā ir vienošanās starp divām pusēm, ilgtermiņa sadarbība, īpašuma vai mantas lietošana, vai kāds cits darījums. Doqubit palīdz soli pa solim sagatavot dokumentu standarta situācijām. Sāc ar situācijas būtības izpratni un atbilstoša dokumenta veida izvēli.

Praktisks padoms:

Pirms sāc līguma sagatavošanu, pietiek sev atbildēt uz dažiem pamatjautājumiem:

• kādas puses piedalās vienošanās slēgšanā un kāda ir katras puses loma,
• kāds ir vienošanās mērķis un ko paredzēts noformēt ar dokumentu,
• kuri nosacījumi šajā situācijā ir būtiski, piemēram, termiņi, atbildība vai lietošanas kārtība.

Veidojot līgumu patstāvīgi vai izmantojot vispārīgu līguma paraugu, par šiem jautājumiem parasti ir jādomā detalizēti un pašam jāizvērtē, kā tos pareizi noformēt dokumentā. Izmantojot Doqubit, šī strukturēšanas daļa lielā mērā tiek paveikta lietotāja vietā - Doqubit platforma, balstoties uz šīm atbildēm, nodrošina strukturētu dokumenta izveidi standarta situācijām, palīdzot jau no pirmā soļa virzīties uz skaidru un saprotamu dokumentu bez nepieciešamības iedziļināties sarežģītos formulējumos vai tehniskās detaļās.

2. solis - izvēlēties atbilstošu līguma veidu

Kad situācija ir skaidri definēta, nākamais būtiskais solis līguma izveidē tiešsaistē ir pareizā līguma veida izvēle. Tieši šajā posmā kļūst redzams viens no lielākajiem tiešsaistes risinājumu ieguvumiem – iespēja salīdzinoši vienkārši orientēties dažādos līgumu veidos un saprast, kurš no tiem vislabāk atbilst konkrētajai situācijai.

Doqubit platformā katram dokumentam ir skaidri definēts mērķis, kā arī apraksts par to, kādām situācijām tas paredzēts un kādus būtiskos aspektus tas ietver. Tas ļauj lietotājam pieņemt pārdomātu lēmumu jau izvēles brīdī, nevis paļauties uz vispārīgu priekšstatu par dokumenta nosaukumu. Ja šajā brīdī vēl šaubies, kuru līguma veidu izvēlēties, vari sākt ar Doqubit ceļvedi par līgumu izveidi tiešsaistē, kur apkopotas galvenās kategorijas un situācijas.

Atšķirībā no statiska dokumenta piemēra, kas bieži sniedz tikai aptuvenu priekšstatu par līguma saturu, šāda pieeja palīdz saprast, vai konkrētais līguma veids patiešām atbilst iecerētajai vienošanās situācijai vēl pirms dokumenta sagatavošanas uzsākšanas.

Praktisks padoms:
Izvēloties līguma veidu, sev uzdod šādus jautājumus:

• vai šis līgums atbilst vienošanās mērķim, kuru vēlos noformēt,
• vai līguma struktūra aptver visas iesaistītās puses un to lomas,
• vai nosacījumi, kas parasti ir iekļauti šajā līguma veidā, atbilst manai situācijai.

Tiešsaistē sagatavots dokuments neatceļ konkrētā darījuma formas prasības. Civillikuma 1473.–1475. pants paredz, ka likumā noteiktā forma ir jāievēro; tās neievērošana var ietekmēt darījuma spēkā esību. Pirms izvēlies dokumentu, pārbaudi, vai tavai situācijai nav īpašu prasību.

3. solis - ievadīt būtisko informāciju

Pēc tam, kad ir izvēlēts atbilstošais līguma veids, seko pats svarīgākais posms - būtiskās informācijas ievade. Tieši šajā brīdī līgums tiešsaistē no vispārīgas struktūras pārtop par dokumentu, kas atbilst konkrētajai situācijai un iesaistītajām pusēm. Atšķirībā no statiska piemēra, šeit līguma saturs veidojas, balstoties uz reāliem datiem, kurus ievadi tu pats.

Šajā solī parasti nepieciešams norādīt informāciju par iesaistītajām pusēm, vienošanās priekšmetu, galvenajiem nosacījumiem un termiņiem, kā arī citus aspektus, kas ir būtiski tieši šai vienošanās situācijai. Jo precīzāk šī informācija ir formulēta, jo skaidrāks un saprotamāks būs gala rezultāts.

Piemēram, dzīvokļa īres līgumam sagatavo pušu datus, dzīvokļa adresi, īres sākuma un beigu datumu, īres maksu, maksāšanas datumu un vienošanos par komunālajiem maksājumiem. Ja paredzēta drošības nauda, iepriekš saskaņo arī tās apmēru un atmaksas kārtību. Šis ir praktisks piemērs — vajadzīgā informācija ir atkarīga no izvēlētā līguma.

Doqubit platformā šis solis notiek strukturētā veidā - lietotājs soli pa solim aizpilda būtisko informāciju par iesaistītajām pusēm, vienošanās priekšmetu un nosacījumiem, savukārt dokumenta saturs veidojas automātiski, balstoties uz ievadītajiem datiem.

Ar Doqubit līguma punkti nav jāraksta no nulles. Sagatavošana sākas ar jautājumiem par situāciju un iesaistītajām pusēm, kas palīdz izvēlēties piemērotu dokumenta struktūru. Pirms parakstīšanas pārbaudi, vai gala tekstā ir ietverta jūsu vienošanās.

Rezultātā lietotājs ievada tikai to informāciju, kas patiešām ir nepieciešama konkrētajam līguma veidam. Lieki dati netiek prasīti, un dokuments veidojas loģiski un pārskatāmi, atbilstoši izvēlētajai standarta situācijai.

Praktisks padoms:
Nesteidzies ar informācijas ievadi un, ja nepieciešams, pārbaudi ievadītos datus vairākas reizes. Jo precīzāka un pilnīgāka būs sniegtā informācija, jo skaidrāks, pārskatāmāks un praktiski izmantojamāks būs sagatavotais līgums tiešsaistē.

4. solis - pārskatīt līguma struktūru un saturu

Kad visa būtiskā informācija ir ievadīta, līguma izveides process nonāk posmā, kur svarīgākais ir pārliecināties, ka sagatavotais dokuments atbilst iecerētajai vienošanās situācijai. Šajā brīdī lietotājs jau ir nodefinējis puses, nosacījumus un citus būtiskos aspektus, uz kuru pamata ir sagatavots līgums tiešsaistē.

Pēc dokumenta sagatavošanas to ieteicams rūpīgi pārskatīt, izvērtēt struktūru un pārliecināties, ka saturs ir skaidrs, saprotams un loģiski sakārtots. Tieši šajā posmā bieži kļūst pamanāmas nianses, kuras var prasīt precizējumus, piemēram, formulējumi, kurus vēlies padarīt skaidrākus, vai nosacījumi, kurus nepieciešams pielāgot konkrētajai situācijai.

Pārskati saņemto dokumentu pirms parakstīšanas. Ja izmanto DOCX versiju un vēlies precizēt formulējumu, atver failu saderīgā teksta redaktorā. Dokumenta failu vari nosūtīt otrai pusei, lai saskaņotu izmaiņas. Ja nepieciešams, konsultējies ar juristu par pielāgojumiem konkrētajai situācijai.

Praktisks padoms:
Pirms līguma galīgās izmantošanas vienmēr pārliecinies, ka visas iesaistītās puses ir iepazinušās ar dokumenta saturu un vienojas par nosacījumiem. Šāda pieeja palīdz nodrošināt, ka līgums ir ne tikai formāli sagatavots, bet arī saprotams un pieņemams visiem iesaistītajiem.

Pirms parakstīšanas pārbaudi arī būtiskos līguma noteikumus — pušu datus, saistības un izpildes termiņus.

5. solis - sagatavot un izmantot līgumu

Kad līguma struktūra un saturs ir rūpīgi pārskatīti un viss ir saprotams, dokumentu var sagatavot izmantošanai praksē. Šajā brīdī līgums tiešsaistē jau ir strukturēts, pielāgots konkrētajai situācijai un balstīts uz ievadīto informāciju, kas atspoguļo abu pušu vienošanos.

Kad labojumi ir saskaņoti, saglabā galīgo versiju un pārliecinies, ka abas puses paraksta vienu un to pašu tekstu ar tiem pašiem pielikumiem. Pēc parakstīšanas abām pusēm jāsaglabā parakstītais dokuments.

Praktisks padoms:
Ja līguma parakstīšanai tiek izvēlēts elektroniskais paraksts, dokumentu ir ērti parakstīt elektronisko parakstu sistēmās, izmantojot PDF versiju, kas pēc līguma sagatavošanas tiek nosūtīta uz e-pastu. Izmanto šo PDF tikai tad, ja tā teksts nav mainīts. Ja labojumi veikti DOCX failā, paraksti galīgo saskaņoto versiju.

PDF saņemšana e-pastā pati par sevi nenozīmē, ka līgums ir parakstīts. Saskaņā ar eIDAS regulas 25. panta 2. punktu kvalificētam elektroniskajam parakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā pašrocīgam parakstam. Latvijā elektronisko dokumentu rakstveida formas un parakstīšanas nosacījumus nosaka arī Elektronisko dokumentu likuma 3. pants. Jāievēro arī konkrētajam darījumam noteiktās formas prasības.

Kāpēc izvēlēties līguma izveidi tiešsaistē

Viens no biežākajiem izaicinājumiem līgumu sagatavošanā ir neskaidrība par to, ar ko sākt un kā noformēt līgumu tā, lai tas būtu saprotams, strukturēts un abām pusēm vienādi uztverams. Nereti līguma veidošana sākas ar vispārīga parauga meklēšanu vai informācijas apkopošanu dažādos avotos, kas ne vienmēr sniedz pārliecību par dokumenta uzbūvi un saturu. Līguma izveide tiešsaistē piedāvā citu pieeju - soli pa solim ievadot būtisko informāciju iepriekš sagatavotā struktūrā, lietotājs var sagatavot dokumentu dažādām standarta situācijām, vienlaikus labāk izprotot paša līguma loģiku un saturu.

Zemāk esam apskatījuši vairākus praktiskus iemeslus, kādēļ arvien vairāk cilvēku izvēlas līgumus veidot Doqubit platformā. Plašāku skaidrojumu par biežāk lietotajiem līgumu veidiem un to pielietojumu atradīsi arī Doqubit līgumu izveides pārskatā.

• Laika ietaupījums. Izmantojot līguma izveidi tiešsaistē, būtiski samazinās laiks, kas citādi būtu jāpavada, meklējot piemērotu līguma paraugu, salīdzinot dažādus līgumu veidus vai manuāli pielāgojot dokumentus. Strukturēts process palīdz sagatavot dokumentu, kur visi soļi ir sakārtoti loģiskā secībā un paredzēti dažādām standarta situācijām - nekustamā īpašuma īrei, pārdošanai, transportlīdzekļu iegādei u.c.
• Samazināts neskaidrību un kļūdu risks līgumā. Viens no būtiskākajiem ieguvumiem, izvēloties līgumu tiešsaistē, ir iespēja izvairīties no neskaidrībām, kas bieži rodas, izmantojot statiskus līguma paraugus. Līguma sagatavošana tiešsaistē balstās uz konkrētiem ievadītajiem datiem, kas palīdz precīzāk noformēt vienošanos un samazina pārpratumu risku starp iesaistītajām pusēm.
• Labāka izpratne par līguma struktūru un līguma veidu. Līguma izveide tiešsaistē ļauj lietotājam labāk izprast, kā ir veidots konkrētais līguma veids un kāda ir katras sadaļas nozīme. Redzot dokumenta struktūru un sadaļu secību, kļūst skaidrs, kāpēc konkrēti nosacījumi ir iekļauti līgumā un kā tie attiecas uz konkrēto vienošanos.
• Koncentrēšanās uz vienošanās būtību, nevis uz līguma noformēšanu. Izvēloties veidot līgumu tiešsaistē, lietotājs var koncentrēties uz vienošanās saturu - nosacījumiem, atbildību un sadarbības mērķiem, nevis uz tehniskiem formulējumiem vai dokumenta noformēšanas detaļām. Strukturēta līguma izveide palīdz saglabāt fokusu uz būtiskāko un skaidri formulēt abu pušu tiesības un pienākumus.

Kā radās Doqubit un kam tas ir paredzēts

Līgumu izveide tiešsaistē nav radusies nejauši - tā balstās reālās situācijās, ar kurām ikdienā saskaras gan privātpersonas, gan uzņēmumi. Doqubit platforma tika izveidota ar mērķi padarīt līgumu sagatavošanu saprotamu, strukturētu un pielāgotu konkrētām dzīves situācijām.

Zemāk Doqubit zīmola izveidotāja Līga Andrejeva stāsta, kāpēc platforma tika izveidota, kādas problēmas tā risina un kāpēc līgumu izveide tiešsaistē var būt efektīvāks risinājums nekā vispārīgi dokumentu piemēri.

Biežāk pieļautās kļūdas, veidojot līgumu patstāvīgi

Veidojot līgumu patstāvīgi vai balstoties uz vispārīgiem dokumentu paraugiem, kļūdas visbiežāk rodas nevis tehnisku iemeslu dēļ, bet gan nepilnīgas struktūras, steigā pieņemtu lēmumu vai neskaidru formulējumu rezultātā. Lai gan tiešsaistē pieejamā informācija var palīdzēt saprast līguma pamatus, gala dokumenta kvalitāte lielā mērā ir atkarīga no tā, cik pārdomāti un konsekventi ir noformēti visi būtiskie punkti. Lai samazinātu kļūdu risku jau no paša sākuma, noder arī Doqubit pārskats par līgumu izveidi tiešsaistē.

Viena no izplatītākajām kļūdām ir pārāk vispārīgi formulēti nosacījumi. Steidzoties pabeigt līgumu, nereti tiek izmantoti plaši vai nenoteikti formulējumi, kas katrai pusei var nozīmēt ko citu. Rezultātā vienošanās kļūst interpretējama, nevis skaidra, kas vēlāk var radīt pārpratumus.

Tāpat bieži sastopama kļūda ir neprecīzi norādītas iesaistītās puses. Kļūdas nosaukumos, datos vai lomās sākotnēji var šķist nenozīmīgas, taču praksē tās var apgrūtināt līguma izmantošanu un radīt neskaidrības par pušu atbildību un pienākumiem.

Vēl viena bieži nepietiekami novērtēta problēma ir nepārskatīts gala variants. Pat ja līgums ir veidots soli pa solim, tieši pēdējā pārskatīšanas posmā iespējams pamanīt formulējumus, kas būtu jāprecizē, vai punktus, kas nav pietiekami skaidri noformulēti.

Doqubit palīdz sagatavot līgumu strukturētā procesā standarta situācijām. Jautājumi par pusēm un vienošanās nosacījumiem palīdz secīgi apkopot dokumentam vajadzīgo informāciju. Tomēr ievadītie dati un gala teksts jāpārbauda pašam — dokumenta struktūra viena pati negarantē, ka tajā ir ietvertas visas konkrētās vienošanās nianses.

Rezultātā nav jāsāk ar tukšu lapu: sagatavoto dokumentu vari salīdzināt ar norunāto un pirms parakstīšanas saskaņot nepieciešamos precizējumus.

Kad līguma paraugs var palīdzēt un kad - nē

Līguma paraugs bieži ir pirmais resurss, pie kura cilvēki vēršas, lai iegūtu priekšstatu par to, kāds dokuments konkrētajā gadījumā varētu būt nepieciešams. Tas var palīdzēt iepazīties ar līguma uzbūvi, tipiskajām sadaļām un vispārējo dokumenta struktūru, kalpojot kā orientieris sākotnējai izpratnei.

Tomēr praksē līguma paraugi parasti ir veidoti vispārīgi un ne vienmēr atspoguļo konkrētās situācijas nianses. Atšķiras iesaistītās puses, vienošanās mērķis un būtiskie nosacījumi, tāpēc šādi paraugi nereti prasa manuālu pārveidošanu vai papildināšanu. Tas var būt laikietilpīgi un radīt neskaidrības par to, kuri punkti konkrētajā gadījumā patiešām ir nepieciešami.

Šādos gadījumos lietderīgāka pieeja ir līguma izveide tiešsaistē, kur dokuments netiek pārveidots no gatava parauga, bet veidots no tavām atbildēm strukturētā procesā. Lietotājs soli pa solim ievada tikai būtisko informāciju, savukārt dokumenta uzbūve un sadaļu secība jau ir iepriekš sagatavota dažādām standarta situācijām. Rezultātā līguma paraugs var būt noderīgs kā sākuma punkts izpratnei, savukārt līguma izveide Doqubit platformā bieži ir piemērotāks risinājums situācijās, kur svarīga ir skaidra struktūra, pārskatāms saturs un konsekventa pieeja dokumenta sagatavošanai.

Ja jau strādā ar paraugu, skati, ko pārbaudīt pirms līguma parauga izmantošanas.

Nākamais solis - sāc līguma izveidi tiešsaistē

Ja pēc šiem soļiem tev ir skaidrs, kā notiek līguma izveide tiešsaistē, vari pāriet pie praktiskās daļas. Izvēlies piemērotu līguma veidu, soli pa solim ievadi nepieciešamo informāciju un pārskati sagatavoto dokumentu kopā ar otru pusi pirms parakstīšanas.