Kad jārīkojas ātri: kā Doqubit palīdzēja iedzīvotājiem sagatavot iesniegumus pašvaldībai

Šis raksts balstīts reālā situācijā, kurā kādas apkaimes iedzīvotājiem īsā laikā bija jāreaģē uz plānotām teritorijas attīstības izmaiņām un jāiesniedz pašvaldībai savs viedoklis. Gatavība iesaistīties bija, taču procesu apgrūtināja vairāki praktiski šķēršļi - ierobežots termiņš, nepieciešamība saprast konkrētajai publiskajai apspriešanai piemērojamo kārtību, sagatavot individuālus dokumentus un organizēt to parakstīšanu.

Viss sākās ar to, ka viens no apkaimes iedzīvotājiem rūpīgāk izpētīja pašvaldības publicētos dokumentus. Tajos bija paredzētas izmaiņas, kas privātmāju rajonā ļautu attīstīt daudzdzīvokļu māju apbūvi. Šāda iecere varētu būtiski mainīt ierasto apkaimes vidi un palielināt apbūves intensitāti teritorijā, kur līdz šim dominējušas privātmājas.

Turpinot pētīt publiski pieejamo informāciju, iedzīvotāji saprata, ka plānotās izmaiņas, iespējams, nav tikai teorētiska nākotnes iecere. Tās varētu būtiski ietekmēt visu apkaimi, palielinot satiksmes intensitāti un infrastruktūras noslodzi, kā arī ietekmējot iedzīvotāju privātumu un ierasto dzīves vidi. Vienlaikus rīcībai bija atlicis pavisam maz laika, jo tuvojās publiskās apspriešanas paziņojumā norādītais priekšlikumu iesniegšanas termiņš.

Rakstā aplūkosim, kā iedzīvotāji apvienojās, lai kopīgi paustu savu viedokli pašvaldībai, ar kādiem birokrātiskiem un tehniskiem šķēršļiem viņi saskārās un kā Doqubit palīdzēja vienkāršot individuālu iesniegumu sagatavošanu.

Kad kopīgam mērķim nepieciešama ātra un pārdomāta rīcība

Šādās situācijās nepietiek tikai ar to, ka iedzīvotāji nepiekrīt plānotajām izmaiņām. Sava nostāja ir jāformulē un jāiesniedz konkrētās publiskās apspriešanas ietvaros līdz noteiktajam termiņam. Tādēļ apkaimes iedzīvotājiem īsā laikā bija jāsaprot, kādu dokumentu sagatavot, kam to adresēt un kādā veidā savu nostāju vislabāk darīt zināmu pašvaldībai. Vienlaikus bija jāinformē arī pārējie kaimiņi, no kuriem daļa par plānotajām izmaiņām vēl neko nezināja.

Tieši šajā posmā daudzas iedzīvotāju iniciatīvas zaudē tempu. Cilvēkiem var būt kopīgs mērķis un vēlme iesaistīties, taču trūkst skaidra procesa, kā no sarunas ar kaimiņiem nonākt līdz sagatavotam un iesniegtam dokumentam. Ja termiņš ir īss, katrs papildu organizatoriskais solis samazina iespēju, ka savu viedokli pagūs paust visi interesenti.

Kāpēc viens kopīgs iesniegums nebija atbilstošākais risinājums

Sākotnēji iedzīvotāji apsvēra iespēju sagatavot vienu kopīgu iesniegumu un savākt visu iniciatīvas atbalstītāju parakstus. Tas šķita loģisks veids, kā vienoti paust apkaimes nostāju un parādīt pašvaldībai, ka plānotās pārmaiņas satrauc daudzus iedzīvotājus.

Tomēr, izpētot kolektīvā iesnieguma prasības un pārrunājot procesu ar pašvaldību, kļuva skaidrs, ka atlikušajā laikā to būs grūti īstenot. Bija nepieciešams sasniegt noteiktu parakstītāju skaitu, apkopot katra iesniedzēja datus un koordinēt dokumenta parakstīšanu. Daļa iedzīvotāju ikdienā dzīvoja citur vai bija izbraukuši, savukārt ne visi izmantoja elektronisko parakstu.

Arī parakstu vākšana uz papīra nebija praktiska. Dokumenti būtu jāizdrukā, jānogādā iedzīvotājiem, pēc tam jāsavāc un jāpārbauda. Iniciatīvas organizatoriem būtu jāapkopo cilvēku personas dati un kontaktinformācija, jāseko līdzi saņemtajiem parakstiem un jānodrošina, lai viss process tiktu pabeigts līdz publiskās apspriešanas termiņa beigām.

Tāpēc tika izvēlēts cits risinājums - katrs iedzīvotājs savu nostāju pauda individuāli. Tas ļāva rīkoties neatkarīgi no pārējiem un negaidīt, kamēr tiks savākti visi paraksti. Taču arī šis risinājums radīja praktisku šķērsli: ne visiem bija pieejama dokumentu rediģēšanas programma, printeris vai nepieciešamās digitālās prasmes. Cilvēkiem bija vēlme iesaistīties, bet bija nepieciešams vienkāršs veids, kā savu viedokli pārvērst korekti noformētā individuālā dokumentā.

Kā Doqubit vienkāršoja iesniegumu sagatavošanu

Lai samazinātu tehniskos un organizatoriskos šķēršļus, iniciatīvas autoru sagatavotais teksts tika ievietots Doqubit dokumentu sagatavošanas platformā. Iedzīvotāji saņēma vienu saiti, kuru varēja ērti atvērt telefonā vai datorā. Katrs lietotājs pats ievadīja nepieciešamo informāciju un sagatavoja individuālu iesniegumu savā vārdā. Pēc iesnieguma sagatavošanas katrs iedzīvotājs to parakstīja un iesniedza pašvaldībai atbilstoši publiskās apspriešanas paziņojumā norādītajai kārtībai.

Nebija jāmeklē pareizais faila variants, jālabo dokumenta izkārtojums vai jādomā, kurā vietā ievadīt personas datus - dokumenta pamatteksts jau bija sagatavots un katram iedzīvotājam atlika tikai aizpildīt nepieciešamos laukus. Saiti varēja ērti izplatīt kaimiņu sarakstē vai nosūtīt e-pastā, un katrs iedzīvotājs dokumentu varēja sagatavot sev piemērotā laikā.

Doqubit izmantošana samazināja arī iniciatīvas organizatoru darba apjomu. Viņiem nebija katram cilvēkam atsevišķi jānosūta dokuments, jāpalīdz to noformēt vai jāpārbauda, vai tiek izmantota pareizā faila versija. Sarežģītu koordinēšanu aizstāja viens kopīgs un visiem saprotams dokumenta sagatavošanas process.

Mazāks birokrātiskais slogs veicināja iedzīvotāju iesaisti

Līdz noteiktā termiņa beigām Doqubit platformā tika sagatavots ievērojams skaits individuālu iesniegumu, kurus iedzīvotāji iesniedza pašvaldībai. Tomēr svarīgākais šajā situācijā nav konkrētais dokumentu daudzums. Būtiskākais secinājums ir tas, ka cilvēki bija gatavi iesaistīties, tiklīdz dokumenta sagatavošana kļuva vienkārša un saprotama.

Vairāki individuāli iesniegumi paši par sevi negarantē konkrētu pašvaldības lēmumu, taču tie var palīdzēt parādīt, ka jautājums ir nozīmīgs plašākam iedzīvotāju lokam, un ļauj cilvēkiem paust savu nostāju.

Birokrātisko slogu ne vienmēr rada sarežģīti likumi vai apjomīgas veidlapas. Nereti to veido virkne šķietami vienkāršu darbību - atrast pareizo dokumentu, saprast, kā tas jāaizpilda, ievadīt nepieciešamo informāciju, saglabāt, parakstīt un nosūtīt to īstajam adresātam. Katrs solis atsevišķi var šķist neliels, taču kopā tie procesu padara pietiekami sarežģītu, lai cilvēks dokumenta sagatavošanu atliktu vai no tās atteiktos pavisam.

Doqubit šajā gadījumā neaizstāja pašu iedzīvotāju iniciatīvu. Platforma neizveidoja viņu nostāju un neizlēma, kādi argumenti jāiekļauj iesniegumā. Tā palīdzēja samazināt tehnisko slogu, lai cilvēki varētu koncentrēties uz būtiskāko - sava viedokļa paušanu pašvaldībai.

Šī pieredze skaidri parādīja, ka ar vienkāršu dokumenta sagatavošanu vien nepietiek - tikpat svarīgi ir ļaut lietotājam dokumentu uzreiz arī elektroniski parakstīt. Ja parakstīšanai jāizmanto cita sistēma, jāaugšupielādē fails un pēc tam tas vēl jānosūta, procesā rodas papildu soļi, kas var apgrūtināt iesaistīšanos, īpaši cilvēkiem, kuri digitālos rīkus izmanto retāk.

Tāpēc Doqubit platformā ir ieviesta elektroniskā parakstīšana. Tagad lietotājs dokumentu var sagatavot Doqubit platformā, parakstīt eParaksts vidē un atgriezties Doqubit, lai lejupielādētu parakstīto dokumentu. Tas padara visu procesu ātrāku un pārskatāmāku, kā arī samazina iespēju, ka sagatavots dokuments papildu tehnisko darbību dēļ paliek neparakstīts vai nenosūtīts.

Ar ko sākt iedzīvotāju iniciatīvu

Līdzīgās situācijās vispirms svarīgi saprast, kāds sabiedrības līdzdalības vai iesniegšanas veids attiecas uz konkrēto jautājumu. Publiskās apspriešanas laikā iesniegts priekšlikums, individuāls iesniegums un kolektīvais iesniegums nav viens un tas pats, un katram no tiem var būt atšķirīga iesniegšanas un izskatīšanas kārtība.

Vai viedokli var paust arī tad, ja novadā neesi deklarēts? Teritorijas plānojuma publiskajā apspriešanā piedalīties un noteiktajā termiņā iesniegt priekšlikumus ir tiesības ikvienam. Tās nav paredzētas tikai novadā deklarētajiem iedzīvotājiem vai īpašumu īpašniekiem, tāpēc savu viedokli var paust arī cilvēks, kurš tur īrē mājokli. Šīs tiesības paredz Teritorijas attīstības plānošanas likuma 4. pants.

Savukārt kolektīvajam iesniegumam ir citi nosacījumi. To var parakstīt Latvijas pilsoņi, kuri iesniegšanas dienā ir sasnieguši 16 gadu vecumu un ir deklarējuši dzīvesvietu attiecīgajā pašvaldībā vai kuriem tur pieder likumā noteiktajā kārtībā reģistrēts nekustamais īpašums. Ar īres līgumu vien šīs prasības nevar aizstāt. To nosaka Pašvaldību likuma 56. pants.

Teritorijas attīstības plānošanas jautājumiem ir noteikta īpaša publiskās apspriešanas kārtība, tādēļ pirms dokumenta sagatavošanas svarīgi rūpīgi iepazīties ar pašvaldības publicēto paziņojumu. Tajā parasti norādīts iesniegšanas termiņš, adresāts, pieļaujamie iesniegšanas veidi un cita būtiska informācija par konkrēto procesu. Papildu prasības var izrietēt no piemērojamajiem normatīvajiem aktiem un pašvaldības pieņemtā lēmuma par publiskās apspriešanas uzsākšanu. Savukārt teritorijas attīstības plānošanas dokumentus, informāciju par to publisko apspriešanu un priekšlikumu iesniegšanas iespējām var apskatīt arī valsts ģeoportālā.

Ja prasības nav saprotamas, ieteicams savlaicīgi lūgt skaidrojumu attiecīgajai pašvaldībai vai konsultēties ar atbilstošu speciālistu. Doqubit palīdz izveidot un aizpildīt dokumentu, taču nenosaka, kurš iesnieguma veids konkrētajā situācijā ir piemērotākais un kādam jābūt tā juridiskajam pamatojumam.

Ar dokumenta nosūtīšanu iedzīvotāju iesaiste ne vienmēr beidzas. Pēc iesniegšanas ieteicams sekot pašvaldības publicētajai informācijai, saņemto priekšlikumu izvērtējumam un turpmākajiem lēmumiem. Tas ļauj pārliecināties, vai iesniegtie argumenti ir ņemti vērā un kā pašvaldība savu lēmumu pamatojusi.

Līdzīgās situācijās iespējams vērsties pie Doqubit

Ja apkaimes iedzīvotāji, biedrība vai aktīvistu grupa vēlas pievērst pašvaldības uzmanību sabiedriski nozīmīgam jautājumam, bet dokumentu sagatavošana kļūst par šķērsli, aicinām sazināties ar Doqubit, rakstot uz [email protected].

Izvērtējot konkrēto situāciju, Doqubit var bez maksas nodrošināt tehnisku risinājumu iniciatīvas autoru sagatavota dokumenta ievietošanai platformā. Iedzīvotāji saņem kopīgu saiti, savukārt katrs cilvēks dokumentu aizpilda un sagatavo individuāli savā vārdā.

Platforma nevar pieņemt lēmumus cilvēku vietā vai garantēt konkrētu pašvaldības atbildi, taču tā var palīdzēt nodrošināt, lai tehniskas grūtības nekļūtu par iemeslu, kāpēc iedzīvotāju viedoklis līdz pašvaldībai nemaz nenonāk.

Piezīme: Doqubit šajā iniciatīvā nodrošināja tikai tehnisko risinājumu dokumentu sagatavošanai. Platforma nepārstāv iesniedzējus, neveido iesnieguma argumentāciju un nesniedz juridiskas konsultācijas. Par dokumenta saturu, sniegtās informācijas patiesumu un tā piemērotību konkrētajai situācijai atbild dokumenta autori un iesniedzēji. Ja nepieciešama juridiska izvērtēšana, ieteicams konsultēties ar atbilstošu speciālistu.